“Quanto vai custar por mês?” É a primeira pergunta que o RH faz quando descobre que precisa contratar aprendizes. Pode ser uma metalúrgica em Contagem, um atacarejo em Fortaleza ou uma indústria no Distrito Industrial de Maracanaú: a cena se repete. Normalmente ela chega junto com uma notificação da fiscalização, um prazo curto e uma planilha que ninguém sabe preencher direito.

A resposta costuma vir incompleta. Alguém lembra do salário, esquece os encargos, ignora o vale-transporte e, principalmente, não conta as horas que o próprio RH vai gastar recrutando, acompanhando e repondo aprendizes ao longo do ano. É justamente essa parte invisível que faz a cota parecer mais cara, ou mais barata, do que ela é.

Essa é a versão curta. Abaixo está a conta linha a linha, quantos aprendizes a sua empresa precisa ter, o que acontece quando a cota fica aberta e como reduzir o custo que não aparece na folha.

De onde sai o salário do aprendiz

O aprendiz não recebe um “salário mínimo cheio”. A lei garante o salário mínimo-hora (art. 59 do Decreto 9.579/2018), ou um valor maior se a convenção coletiva da sua categoria prever. Com o salário mínimo de 2026 fixado em R$ 1.621 pelo Decreto 12.797/2025, o valor-hora fica em R$ 7,37.

Aqui está o ponto que mais confunde o RH: o salário é calculado sobre a jornada do contrato, e a jornada do contrato soma a prática na empresa e a teoria na entidade formadora. Durante a aula o aprendiz não está na sua empresa, mas essas horas fazem parte do contrato de trabalho e entram no salário. Por isso a empresa tem dois custos distintos: o salário do aprendiz, calculado sobre a jornada inteira, e a mensalidade da entidade formadora, que paga o curso.

Com a jornada semanal do contrato definida, o Manual da Aprendizagem do Ministério do Trabalho traz a fórmula oficial do salário mensal:

A jornada diária, somando prática e teoria, não pode passar de 6 horas, ou de 8 horas para quem já concluiu o ensino fundamental (art. 60 do decreto). Quem distribui prática e teoria ao longo da semana é o programa de aprendizagem, combinado entre a empresa e a entidade formadora. Por isso, antes de fazer qualquer orçamento, pergunte à entidade quantas horas de teoria o curso exige: esse número muda o salário.

Quanto custa um jovem aprendiz por mês, linha a linha

Agora a conta completa. Vamos usar como exemplo uma indústria típica, como as do Distrito Industrial de Maracanaú (CE), fora do Simples Nacional (microempresas e empresas de pequeno porte são dispensadas da cota, então quem é obrigado raramente está no Simples). Contrato de 30 horas semanais (20 horas de prática na empresa e 10 de teoria):

Três observações sobre essa conta:

• O FGTS é reduzido. Para o aprendiz, o depósito é de 2% da remuneração, e não os 8% de um contrato comum. É o único encargo com desconto relevante.
• A contribuição patronal não é reduzida. Os 20% de INSS, o RAT (1% a 3%, ajustado pelo FAP) e as contribuições a terceiros incidem normalmente. Usamos 27,8%, que é a soma típica de uma indústria; o número da sua empresa está na guia da folha e vale confirmar com o contador.
• Vale-transporte depende do trajeto. Numa cidade como Maracanaú, onde muitos aprendizes vêm de bairros como Jereissati e Pajuçara ou de municípios vizinhos como Pacatuba e Maranguape, esse valor varia bastante. O mesmo vale para qualquer região metropolitana. O jovem também precisa se deslocar até a formação teórica.

Num contrato de 20 horas semanais (por exemplo, 4 horas por dia já com a teoria incluída), a mesma conta chega a cerca de R$ 1.315 por mês. A jornada contratada, portanto, mexe em quase R$ 570 por aprendiz. Ela deve seguir a necessidade real da operação, mas vale fazer as duas contas antes de decidir.

Quantos aprendizes a sua empresa precisa ter

O custo unitário só vira orçamento quando você sabe o tamanho da cota. E aqui está o erro mais comum que vemos nas empresas: calcular sobre o total de funcionários do CNPJ.

A cota é de 5% no mínimo e 15% no máximo, calculada por estabelecimento e apenas sobre as funções que demandam formação profissional, segundo a CBO (art. 429 da CLT e art. 51 do Decreto 9.579/2018). Ficam fora da base os cargos de direção, gerência e confiança, as funções que exigem formação técnica ou superior, os temporários e os próprios aprendizes. E um detalhe que pesa: fração sempre arredonda para cima.

Se a sua empresa tem uma fábrica em Maracanaú e um centro de distribuição em Fortaleza, são duas contas separadas, cada uma com o seu arredondamento. Duas unidades com base de 30 funções cada pedem 2 aprendizes cada (1,5 arredondado), e não 3 no total.

O risco de deixar a cota aberta é maior que a multa

Aqui existe um mal-entendido perigoso. A multa administrativa do art. 434 da CLT é, de fato, baixa: um salário mínimo por aprendiz em situação irregular, com teto de cinco salários mínimos por autuação (o dobro em caso de reincidência). Em 2026, isso significa algo entre R$ 1.621 e R$ 8.105. Há gestor que olha esse número, compara com os R$ 158 mil do exemplo acima e conclui que compensa esperar a fiscalização.

O problema é que a fiscalização raramente termina no auto de infração.

Em abril de 2025, a 3ª Turma do TST elevou de R$ 150 mil para R$ 500 mil a indenização por dano moral coletivo imposta a uma montadora que mantinha 65 aprendizes quando deveria ter no mínimo 205, segundo reportagem do Conjur. O argumento do tribunal foi exatamente o cálculo que muitos gestores fazem: o valor anterior tornava mais barato pagar a condenação do que contratar. A indenização maior existe para inverter essa conta.

E a fiscalização ficou mais eficiente. Com os dados do eSocial, o auditor sabe quantos aprendizes você tem e quantos deveria ter antes mesmo de bater na porta. Não por acaso, o Brasil chegou a 710.875 aprendizes com contrato ativo em setembro de 2025, sétimo recorde seguido, de acordo com a Agência Brasil. Parte desse crescimento é fiscalização, parte é empresa percebendo que o aprendiz resolve problemas reais.

O custo que não aparece na folha: o tempo do seu RH

Tudo o que calculamos até aqui é o custo visível. O invisível está no calendário do RH. Para cada aprendiz, alguém precisa divulgar a vaga, triar dezenas de currículos, entrevistar, reunir documentos, conferir a matrícula escolar, acompanhar a frequência na formação teórica e resolver as ocorrências do dia a dia.

Em polos industriais isso tem um agravante. Maracanaú, na Região Metropolitana de Fortaleza, reúne quase 3.000 indústrias e 70 mil empregos formais, segundo dados da prefeitura publicados pelo O Povo. Isso significa muitas empresas disputando o mesmo público jovem, nos mesmos bairros, muitas vezes na mesma época do ano. O mesmo acontece em qualquer distrito industrial do país.

E existe a reposição. Contratos de aprendizagem terminam antes do previsto: o jovem é efetivado (ótima notícia), muda de cidade, conclui o ensino médio ou desiste. Cada saída reabre um buraco na cota e recomeça o ciclo de recrutamento. Uma empresa com 7 aprendizes que perde 3 ao longo do ano fez, na prática, 10 processos seletivos.

É por isso que a escolha do modelo de operação pesa tanto quanto a escolha da jornada:

Foi pensando nessas três realidades que estruturamos o Aprendiz com Potência, programa de aprendizagem do idep juventudes com base em Maracanaú. O plano Essencial atende o RH que já recruta sozinho e precisa de uma entidade formadora séria. O Completo assume recrutamento, triagem e banco de candidatos. E o Potência foi desenhado para quem contrata de forma recorrente: inserção a qualquer momento do ano, atendimento prioritário e painéis de acompanhamento. A lógica é simples: quanto mais do custo invisível sair do seu RH, mais previsível fica o orçamento da cota.

Como reduzir o custo total sem descumprir nada

Faça a conta por estabelecimento antes de contratar

Muita empresa contrata acima do mínimo sem perceber porque calculou sobre o CNPJ inteiro ou incluiu cargos que deveriam estar fora da base. Revise a lista de CBOs com o jurídico ou com a entidade formadora. Um aprendiz a menos, quando a conta permite, economiza cerca de R$ 22.600 por ano.

Escolha a jornada pela operação, não pelo hábito

A diferença entre um contrato de 20 e um de 30 horas semanais é de quase R$ 570 por mês por aprendiz. Se a função precisa de mais horas de prática para o jovem realmente aprender o processo, vale o investimento. Se não precisa, a jornada menor libera orçamento para ter aprendizes em mais áreas. Lembre que a carga de teoria definida pelo curso também entra nessa conta.

Case a formação com a vaga real

Aprendiz de auxiliar administrativo alocado na produção vira problema de engajamento e, no limite, de fiscalização. Formações como Auxiliar de Produção, Auxiliar Administrativo e Auxiliar de Costura e Vestuário, comuns em polos industriais como o de Maracanaú, precisam conversar com a rotina que o jovem vai viver na empresa.

Transforme a cota em funil de talentos

O aprendiz que termina o contrato já conhece seus processos, sua cultura e seus sistemas. Efetivar os melhores reduz o custo de contratação de nível operacional nos anos seguintes. Empresas que tratam a cota como obrigação pagam por ela; empresas que tratam como funil recuperam parte do investimento.

Planeje a reposição antes que ela aconteça

Tenha candidatos pré-selecionados ou um parceiro que tenha. A cota é verificada de forma contínua, e cada mês com vaga aberta é um mês de exposição.

Perguntas frequentes

Aprendiz tem direito a 13º, férias e vale-transporte?

Sim. O aprendiz é empregado com carteira assinada e tem direito a 13º salário, férias com adicional de 1/3 (preferencialmente coincidindo com as férias escolares), vale-transporte e FGTS de 2%. Veja a lista completa em direitos do jovem aprendiz.

Empresa do Simples Nacional precisa contratar aprendiz?

Microempresas e empresas de pequeno porte são dispensadas da cota pelo art. 56 do Decreto 9.579/2018, independentemente do regime tributário. Elas podem contratar aprendizes de forma voluntária, respeitando o limite máximo de 15%.

As horas do curso teórico são pagas pela empresa?

Sim. As horas de teoria fazem parte da jornada do contrato e entram no cálculo do salário, mesmo com o aprendiz em aula na entidade formadora e não na empresa. Um jovem com 20 horas semanais de prática e 10 de teoria recebe por 30 horas. À parte, a empresa paga a entidade formadora pelo curso.

A cota é calculada por CNPJ ou por unidade?

Por estabelecimento. Cada filial, fábrica ou centro de distribuição tem sua própria base de cálculo e seu próprio arredondamento.

Quanto tempo dura o contrato de aprendizagem?

Até dois anos, com prazo determinado e por escrito (art. 45 do Decreto 9.579/2018). O limite de idade é de 14 a 24 anos incompletos, exceto para aprendizes com deficiência, para quem não há idade máxima.

A pergunta certa não é “quanto custa”

Um aprendiz com contrato de 30 horas semanais custa cerca de R$ 1.880 por mês em 2026. Uma cota de 7 aprendizes custa perto de R$ 158 mil por ano. Esses números são fixos e previsíveis. O que varia de verdade de uma empresa para outra é quanto do tempo do RH vai embora recrutando, acompanhando e repondo, e quanto risco a empresa carrega enquanto a cota fica aberta.

Por isso a pergunta que resolve o orçamento é outra: quem vai operar essa cota ao longo do ano? Se a resposta for “o RH, sozinho, quando der”, o custo real é maior que qualquer planilha.

Quer se aprofundar? Leia também o guia de como contratar um jovem aprendiz e como escolher uma entidade formadora.